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远程办公vs集中办公,孰优孰劣?

近期关于远程办公与集中办公的对比分析有很多,那么这二者都有什么特征与优缺点呢?我们又该采取什么样的态度看待这两种方式呢?

办公信息化已经普及很久了,远程办公在国外也早有尝试过。对于这次突如其来的远程办公模式,对于大多数中小企业来讲算是一次措手不及的考验了。

远程办公的优点和缺点都挺明显,对个人来讲最直接的优点就是:自由支配的时间多了,自身处于半自由职业状态,时间可自由安排,满满的提升工作幸福感。

另一方面对公司而言缺点,就是人员管理这块了,因为互相监督不到,就难免会有人力不可控的现象,除非大家都是高度自律的优秀人才。

总之,远程办公考虑“成员个体”的因素比较多,同时也是对企业管理以及成员整体素质的一种考验。

这次受疫情影响,为了避免群体聚集交叉感染,各大企业只能安排员工再次延期上班,在家里远程协作办公,那么作为远程协作的实践者,就先说说我司是如何远程办公的。

先说说我司是如何远程协作的

我司相比大多数的中小企业来讲,天生就具备远程办公基因,公司在国内多个办公地点,平时的办公协作方式就是多地办公,因此多地协作的办公场景,所以这次要求在家远程办公也能快速进入状态。

除了天然的多地办公环境之外,还有一个帮助我们快速适应的优势就是,我们在日常办公时用的是公司自研的协同软件。

所谓工具善其事,必先利其器,软件诞生之初就是为了解决像我们公司这种同时有多个办公地点,需要有序管理的公司,软件的变迁史,最初是为了解决公司自己的异地沟通问题,后来因为企业使命感,于是决定改变产品定位,将服务人群扩大,服务更多需要信息管理的中小企业。

软件开发到现在,已经基本具备了远程协作的一些核心场景:消息、文件、任务分配、跟进、待办项、项目管控,刚不久上线了考勤系统,如果再早一些,那这段时间就可以很好地发挥它的作用了。

说说痛点,相比之前的办公模式,比较明显的缺点就是人员管理,涉及的模块主要有考勤管理,之前上下班可以通过打卡精确记录考勤,转换成远程办公后,通过硬件考勤设备来记录管理考勤就变得不现实。

一、远程办公体验到底有多“因人而异”?

1. 基于我司的远程办公模式,在家办公的感受只有两个字:“自在”

理想状态时,可以自己分配时间颗粒度,做自己想做的事情,整体来讲精神上是很自由的;

可以省去上下班的通勤时间,也不用担心迟到早退的问题,从起床到办公桌可以不到20米,不用担心早晚高峰、长途往返奔波;

起床后可以优雅从容的吃个早饭,看看早间新闻资讯,如果能出去还可以去跑个步,回来洗个澡就能立即进入办公状态;

中午可以边吃饭边看个电视,如果公司规定中午休息两小时,那还可以躺床上睡一会;

办公期间累了可以站起来走走,可以撸撸猫逗逗狗,与家人聊聊天,放松放松精神;

工作时可以自己营造适合自己的办公环境,提高专注力和工作效率,哪怕当天工作内容多,加班晚了些,也不用担心打车的问题,到点就可以洗个澡直接睡觉;

总之一句话:真正做到生活与工作无缝衔接,幸福感倍增。

2. 以上“自在”的条件,对于其他人来讲更像是“磨人”的小日子。

起床拖延症,9点上班8点59点起床,无精打采做到电脑旁,报个到打个卡;

家里有孩子、有小动物的,时不时会受到“甜蜜的打扰”;

妈妈们会一小时三遍问自己饿不饿,中午、晚上想吃什么…;

低下头看看自己的肚子,仿佛又多了一圈脂肪,真是又爱又恨的样子;

综合各种原因,一天下来,工作没做多少去感觉自己很忙的样子;

总之一句话:想去上班,去公司上班的那种。

远程办公模式因企业而异,因企业工作性质导致整体效率不同;同时也因人而异,一些习惯性自律的人,远程办公的场景会让他更有效率,但是一些本身需要约束的人,一旦人员管理不到位,就会放任自我,导致约定的任务拖延,近而直接影响个人产出和公司效益。

当然,对于我个人来讲,更多的是“自在”的感觉,不是因为有多自律,而是环境干扰比较少,而且更重要的是我们公司的协作方式确实也帮助我们提升了不少体验。

二、对比远程办公,线下集中办公又有哪些隐形优点?

1. 沟通效率

因为工作性质需要经常沟通,这是远程办公的天然弱势,哪怕网络再发达,视频会议用5G,但是也没有现场参与的效率高,这个体验可以类比有些培训机构的网络授课和面授体验,通常面对面沟通的效率才会高;

而且,虽然大家使用的都是体验极好的远程视频会议软件,但是很多人开会时通常不会把“乱室家人”的一面开放给同事看的,摄像头一关,静音一开,自己该干嘛干嘛,会议的支持人根本无法知道参加会议的人此时此刻都在干嘛,自然会议的传达效率可想而知。

2. 协同能力

远程办公自然会造成人员管理失控的现象,因为无法像线下办公一样直接监督,很多时候需要协调的时候却找不到人,而且手机容易撒谎,即使电话打通了对方也可以找个理由搪塞一下,间接导致成员素质无法客观评估。

作为产品经理,日常工作少不了讨论需求、需求评审、原型评审,技术开发以及需求跟进等等,这些工作内容都是需要一场或者几场快速沟通并达成一致意见的会议,但显然在线上是不太现实的,不说别的,单单只组织参会人员至少得10分钟起。

3. 团队凝聚力

线下集中办公的好处就是大家有问题可以随时沟通,可以互相见证大家的努力时刻,不论是在公司内还是在外聚餐,就可以大大提升公司人员的凝聚力;

大家可以坐在一起把水言欢,一起碰撞绝妙的产品创意,一起对着设计师屏幕…额…提供建议,必要的时候还可以做到技术大佬身边“结对编程”,几次下来,企业成员的凝聚力会提升很多,整个团队甚至公司氛围也会很活跃。

4. 摩杰运营效率

效率是企业经营的第一生产力,上面说的沟通效率、协同能力和凝聚力共同构成了办公室集中办公的主要优点,这几点整体融合后就体现在了公司整体的摩杰运营效率方面;

企业主喜欢看员工每天在一起开心的工作,喜欢看员工为自家产品或摩杰运营商量策略讨论的不可开交,坐在一起有什么问题可以随时沟通随时解决,整体效率确实会提高很多。

除了一些企业性质决定无法远程高效办公以外,以上几点也是国内的远程办公一直没有普适的原因,这些原因对于企业主来讲,似乎比租办公场地、置办硬件设施等造成的经营成本重要得多。

三、替代线下办公,远程协同需要哪些场景?

作为以产品为主导的公司的一枚产品经理,日常工作内容主要是产品策划,包括需求管理、原型策划、团队管理等工作。

其中的工作内容通常都需要协同、同步沟通,比如需求管理,可以以表格形式收集需求后,进行优先级排序后,然后同步到成员知悉;原型策划,自己在本地策划完成后,需要提交到团队文件方便评审;团队管理则主要是任务分配、成果验收和任务跟进。

前段时间远程办公计划开启时,好多SaaS产品借势营销,都说自家产品能为远程办公提供完美的解决方案,那接下来就说说自己使用自家协同软件“115组织”在家远程办公的一天,同时,暂时抛开系统角色细节,看看协同软件在远程办公方式需要有哪些核心场景:

1. 考勤管理

上面说到了,这种办公方式的最大弊端就是人员管理,最直接的体现方式就是考勤出勤状况,与大多数公司一样,面临考勤管理的问题。我司的软件考勤也是过年期间才上线的,因为涉及配置,所以还没开始用,索性就可以不用打卡。

但是考勤不是目的,只是用来管控公司摩杰运营效率的一种方式,用来约束企业成员,以便可以在合理的时间进行合理的产出,那如果抛开考勤打卡这层束缚,用什么样的方式可以保证公司的摩杰运营效率呢?

2. 任务管理

如果不用打卡,那监督就很难落实,就要靠任务精细化管理来进行管控了,因为是异地而且还是在自己家,所以下属、同事有没有偷懒是不清楚的,但是公司要维护效益,同时还要兼顾员工自由的办公场景。

因此一个理想的办法就是任务精细化管理,通过规划当天任务,然后管理层进行分解,分解到每个人合理的、固定的任务量,通过设置任务起止时间等项目信息来管控任务进度。在任务管理时,可以通过使用产品中的“事务模块”来分配和管理任务,而且还可以在任务下回复每天的任务进度。

远程办公场景基本无法对员工工作过程进行管理,因此就只能以结果为导向了。同时,任务分配完成后,老板或领导如果想要了解员工的任务进度,可以用项目管控来查看。

3. 视频会议

除了任务管理的方式外,还有一些方法可以较大程度规范员工行为,如开早会或定期视频会议。

之前有段时间在做敏捷项目开发,领导就有短期的早例会习惯,利用早会说说已完成的项目进度和当天的工作计划。但是这种形式在同一个办公地点效果会明显,如果是异地那效果就不太理想,因此只能进行远程视频会议。

那么如果需要通过远程视频会议的方法来高效的解决这个场景,就会涉及通话质量、人员及时到位等问题,视频会议前需要提前约定好,否则效果依然大打折扣。

4. 即时沟通

上班时间难免需要沟通,与技术沟通,与摩杰运营沟通,与上级下属沟通等等,自然少不了IM系统,这也是那么多协同软件必备的基础功能,聊天容易,但是在聊天的时候如何高效的把任务、文件等运转起来就不是特别容易。

比如要跟同事对接一个任务,需要对方查看任务,还需要获取任务相关的资料信息;需要发给某个同事文件便于查看修改。

现在在使用“115组织”时,可以通过发起任务,然后进行转发或添加相关人来同步任务信息,优点是信息可以按任务分类整合,查找时可以通过任务点关联到任务角色。

缺点是一些协同表格文件还不支持在线编辑,需要借助第三方平台。不过这一点对于产品经理来讲还不算是痛点,毕竟比较高频的工作内容是使用Axure画原型图,画完后可以上传到Git,然后分享链接进行查看,需要的话可以开视频评审会议。

5. 搭建工作环境

这一点是大多数公司必备的操作,很多公司因为信息机密等原因,对于重要的文件都不会使用太开放的平台来管理数据,通常都会自己搭建或开发自己的工作环境,方便线上协同。我司也不例外,在正式工作开始前需要连接公司vpn,便于访问公司内部信息。

6. 文件管理

上面说到的IM系统,在日常远程沟通时,各部门、各工作群经常要在群里发各种文件,如果不加分类,那之后就很难找出来。针对这个问题,我司的软件可以按群聊自动生成群文件来管理,甚至还可以按部门生成文件夹,来管理一些正式的文档。同时设置的群文件,还要有加密权限,防止重要数据泄露。

7. 其他

除了以上那些系统模块,还有招聘、记录、资讯、圈子等功能,专门为中小企业营造办公氛围,以及企业组织高效管理。不过这类系统在当前远程办公模式下,就不是核心的使用场景了。

在当前远程模式下,最合适的SaaS产品,是既可以为核心场景提供高效的解决方案,同时通过软件服务供给与市场需求的精准对接,解决了供给侧、需求侧的矛盾,即需求侧企业需要精细化科学管理,供给侧可以给与解决方案获取商业价值。

四、最后说几句

不论何种企业,在意外发生时,都应该快速找到适合自己企业摩杰运营的模式。说到底,远程办公场景下,最应该强化的是任务管理模式,如何做到精细化、合理的分配任务,又可以高效跟进和管控结果。公司经营的本质不在于人员管理,而是摩杰运营产出。

无论如何,这场远程办公的机会,已经或多或少激发企业和个人去寻找更加适合自己发展的方法,作为企业,仿佛可以有机会建立起更理想的协作方式;作为个体,我们在享受着远程办公带给我们的满眼星空,但同时作为一个企业成员来讲,首先最需要做好的,是在公司的规范基础上脚踏实地。

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